За годы деятельности на предприятиях и в организациях скапливается большое количество бумажных архивных документов, нередко содержащих важную информацию и постоянно использующихся в работе. Это неудобно, замедляет рабочий процесс. К тому же со временем бумага ветшает, становится хрупкой и требует более бережного отношения. Оцифровка архивных документов, сделанная специалистами нашей компании, не только ускорит работу с ними, но и обеспечит сохранность бумаг.
Особенности оцифровки
Оцифровкой называется процесс цифровой трансформации, то есть преобразование информации из бумажной документации в электронный формат. Оцифрованные документы удобнее и легче систематизировать для продуктивной работы.
Электронный фонд пользования (ЭФП) – совокупность электронных копий архивной документации, которыми можно пользоваться в любое время.
Оцифровка архивных документов дает ряд преимуществ:
- Обеспечение сохранности оригиналов. Работник пользуется электронным эквивалентом, поэтому риск повреждения или потери бумаги значительно снижается.
- Сохранение информации в случае утраты подлинника. Пожары, наводнения и другие стихийные бедствия могут привести к гибели бумажного архива, а это практически невосполнимая утрата информационного фонда. Электронные копии сводят потери к минимуму.
- Ускорение рабочего процесса. Сотрудникам не придется ходить в архив, искать нужную документацию и затем ее копировать. Достаточно открыть файл с требуемым документом на компьютере.
- Снижение расходов на содержание архива. Не нужно хранить бумаги, не имеющие юридической ценности. Это освободит часть полезной площади и уменьшит количество архивных работников. Дополнительно снизятся расходы на содержание находящегося в архиве ксерокса.
Специалисты нашей компании имеют большой опыт по созданию электронного фонда и хорошо справятся с этой непростой задачей. Они не только оцифруют архивную документацию, но и правильно организуют электронный архив.
Как происходит оцифровка
Наши сотрудники выезжают на предприятие или же вы доставляете архив к нам в компанию. После того как бумаги доставлены, происходит оцифровка архивных документов, которая включает в себя несколько этапов:
- Сортировка. Мы определяем, какие бумажные носители нужно оцифровать в первую очередь.
- Подготовка отобранной документации.
- Передача документов на сканирование.
- Систематизация копий по файлам и краткое описание.
При создании электронной копии штрих-коды и другие системы оптического распознавания сохраняются. Также остаются хорошо читаемыми другие важные реквизиты: даты, подписи, печати, названия.
Хорошо видимый печатный текст легко распознается электронной техникой, и оцифровка получается качественной. Хуже сканеры «читают» бумаги, написанные от руки или имеющие вставки рукописных символов. Также могут быть неточности при сканировании ветхих документов, где текст выцвел или стерт.
Наши сотрудники проверяют качество оцифровки каждой бумаги, сверяя данные электронной копии и оригинала. При выявлении погрешностей мы исправляем их вручную. В результате клиент получает достоверную, хорошо систематизированную базу данных, позволяющую в считанные секунды открыть нужный документ на экране компьютера.
Поручите оцифровку профессионалам
Многие государственные и частные предприятия уже оценили преимущества работы с электронными архивами. При оцифровке с высокой точностью копируется не только печатный текст, но и чертежи, диаграммы, схемы, подписи и печати. Электронная копия на 100% соответствует оригиналу, с ней удобно работать.
Наши специалисты имеют высокую квалификацию и успешно завершили уже множество проектов. Мы создавали ЭФП для крупных организаций, где архивы помещались в нескольких комнатах, и для небольших компаний. Поэтому мы можем успешно оцифровать и систематизировать любые объемы документации.
Мы понимаем, что в ваших архивах хранятся важные документы, поэтому гарантируем полную конфиденциальность. Обращайтесь к нам, и мы создадим для вашей организации электронный фонд пользования архивной информацией.
